Als Unternehmer sollte man immer für seine Kunden und für solche die es noch werden wollen zumindest telefonisch erreichbar sein. Leider ist dies in der Praxis nicht immer zu realisieren. Vor allem dann, wenn man ein Einzelunternehmer ist und durch Termine und persönliche Gespräche mit Kunden nicht immer am Telefon erreichbar sein kann. In diesem F all bietet es sich an, einen Anrufbeantworter zu schalten und so die Kundenanfragen wenigstens später bearbeiten zu können. Zwar ist der Anrufbeantworter eine Alternative, einen persönlichen Ansprechpartnern zu haben, ist für die Kunden aber wesentlich angenehmer.
Eine weitere Möglichkeit ist es, für den Telefondienst einen Mitarbeiter einzustellen. Dies ist allerdings mit der Tatsache verbunden, dass hier immense Kosten auf den Geschäftsinhaber zukommen, was sich viele Einzelunternehmen nicht leisten können. Neben den normalen Gehältern müssen schließlich auch noch die Lohnnebenkosten bezahlt werden und es muss ein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden, der wiederum Geld kostet.
Wem die alles finanziell nicht möglich ist, der sollte über die Inanspruchnahme von einem Telefonservice nachdenken, denn diese Dienstleistung wird von vielen Agenturen angeboten. So kann man für seine Kunden immer erreichbar sein und damit einen besonderen Service bieten.
Die Einrichtung von einem Telefonservice kann auf unterschiedliche Arten und Weisen realisiert werden. In der Regel wird vom Telefonanschluss des Kunden eine Umleitung auf das Telefon des Telefonservice eingerichtet. Dann laufen zu bestimmten Zeiten die Anrufe alle beim Telefonservice auf, der sich dann mit dem Firmennamen des Auftraggebers meldet. So kann der Telefonservice alle Anrufe entgegen nehmen und sie später zur weiteren Bearbeitung an den Auftraggeber weiter leiten.
Je nachdem wie viel Vertrauen man in den Telefonservice steckt kann man hier auch nähere Informationen weiter geben, sodass der Telefonservice bereits Auskunft über bestimmte Sachverhalte geben kann. In wie fern man den Telefonservice dann einsetzt ist jedem selbst überlassen und meist auch eine Frage des Budgets.
Wer seinen Kunden mehr Service bieten möchte, als eine reine Anrufentgegennahme, der muss in der Regel auch etwas tiefer in die Tasche greifen.
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